Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő

A ChiPet Gazdi és a ChiPet Menhely alkalmazások üzemeltetője és — a 3. pontban meghatározott körben — adatkezelője:

Név

Polyák Donát egyéni vállalkozó

Székhely / levelezési cím

1173 Budapest, Újlak utca 5. 4/39.

Nyilvántartási szám

62171436

Adószám

91963631-1-42

D-U-N-S szám

302350030

E-mail

adatvedelem@chipet.app

Telefon

+36 30 301 7733

Weboldal

https://chipet.app

2. A tájékoztató hatálya

Ez a tájékoztató a következő szolgáltatásokra terjed ki:

• ChiPet Gazdi — állattartóknak szóló alkalmazás (iOS, Android, web: gazdi.chipet.app), amelyben a felhasználó a saját állatai adatait, egészségügyi előzményeit és dokumentumait tárolja;
• ChiPet Menhely — mentőszervezeteknek, menhelyeknek szóló alkalmazás (iOS, Android, web: menhely.chipet.app), amelyben a szervezet az állományát, orvosi eseményeit, örökbefogadásait, rendezvényeit és munkatársait kezeli;
• a chipet.app weboldal és a hozzá tartozó api.chipet.app kiszolgáló;
• a nyilvánosan megosztott állatprofilok (6. pont).

A két alkalmazás egyetlen közös adatbázist használ. Ez teszi lehetővé, hogy örökbefogadáskor az állat adatlapja — a szervezet és az örökbefogadó szándéka szerint — átkerüljön a Gazdi alkalmazásba anélkül, hogy az adatokat újra rögzíteni kellene. A közös háttérrendszer nem jelenti azt, hogy a szervezetek látják a gazdik magánadatait, vagy hogy a gazdik látják a szervezetek belső adatait: a hozzáférést sorszintű jogosultsági szabályok (RLS) korlátozzák.

3. Szerepek: mikor vagyunk adatkezelők és mikor adatfeldolgozók

Ez a legfontosabb megkülönböztetés a tájékoztatóban, ezért külön kiemeljük.

3.1 Saját adatkezelésünk (mi vagyunk az adatkezelő)

• a felhasználói fiókok és a bejelentkezés (mindkét alkalmazásban);
• a Gazdi alkalmazásban a felhasználó által rögzített saját állatok és azok dokumentumai;
• értesítések küldése, eszközazonosítók kezelése;
• üzemeltetési, biztonsági és naplózási adatok;
• ügyfélszolgálati levelezés.

3.2 Szervezeti adatkezelés (a szervezet az adatkezelő, mi adatfeldolgozók vagyunk)

Amikor egy mentőszervezet a ChiPet Menhely alkalmazásban rögzíti például egy örökbefogadó vagy egy ideiglenes befogadó adatait, az adatkezelési célt és eszközöket a szervezet határozza meg. Ilyenkor a szervezet az adatkezelő, mi pedig kizárólag adatfeldolgozóként, a szervezet utasítása szerint járunk el. Erre a viszonyra külön adatfeldolgozói szerződés (GDPR 28. cikk) vonatkozik, amelyet minden szervezettel megkötünk.

Ha Ön örökbefogadóként, ideiglenes befogadóként vagy rendezvényre jelentkezőként az adataival kapcsolatban kérdést vagy kérelmet szeretne előterjeszteni, elsősorban az érintett szervezethez forduljon. Ha hozzánk fordul, a kérelmét haladéktalanul továbbítjuk a szervezetnek, és segítünk a teljesítésében.

4. Milyen adatokat kezelünk

Az alábbi felsorolás a rendszerben ténylegesen tárolt adatmezőkön alapul. Ahol egy adat megadása nem kötelező, azt külön jelezzük.

4.1 Fiók- és profiladatok

• e-mail cím (kötelező, egyben azonosító);
• jelszó — kizárólag egyirányú titkosított (hash) formában, olvasható jelszót nem tárolunk;
• név;
• telefonszám (nem kötelező);
• város, ország (nem kötelező; az ország a levelezés nyelvét is meghatározza);
• profilkép (nem kötelező);
• felhasználói azonosító, fiók létrehozásának időpontja, utolsó bejelentkezés;
• annak jelzése, hogy a fiók kizárólag gazdi oldali-e;
• egyszer használatos bejelentkezési és megerősítő kódok (érvényességük 1 óra).

4.2 Állatadatok

• név, fajta, szín, születési idő, ivar, ivartalanítottság;
• mikrochip száma;
• egyedi azonosító, bekerülés időpontja és körülményei, szabad szöveges megjegyzések;
• fényképek és feltöltött dokumentumok;
• nem kötelezően megadható nyilvános Facebook-album hivatkozás;
• a tulajdonosi kapcsolat adatai: ki a jelenlegi gazdi, mikortól, mikorig, melyik szervezettől került ki.

4.3 Egészségügyi és kezelési adatok (állatra vonatkozóan)

• vércsoport, ivartalanítás dátuma;
• szívféreg-státusz és a kezelés kezdete;
• kezelés alatt áll-e, utolsó kezelés dátuma;
• orvosi előzmények idővonala: esemény dátuma, megnevezése, leírása, kategóriája, állapota;
• orvosi dokumentumok (oltási könyv, lelet, számla) — nem nyilvános tárhelyen.

4.4 Örökbefogadási adatok fokozott védelem

Ha Ön állatot fogad örökbe egy szervezettől, az örökbefogadási szerződéshez a szervezet a következőket rögzíti a rendszerben:

• teljes név, születési dátum;
• lakcím, telefonszám, e-mail cím;
• személyazonosító okmány száma, kiállító hatóság, kiállítás dátuma;
• az aláírt örökbefogadási szerződés beszkennelt vagy fényképezett példánya;
• próbaidőszakkal kapcsolatos adatok (kezdet, vége, lezárás), ha a szervezet alkalmaz ilyet;
• a szerződés kitöltött mezőiből kinyert válaszok és az az információ, hogy az adatokat ki és mikor ellenőrizte.

Ezekben az adatkezelésekben a szervezet az adatkezelő (3.2 pont). A rendszer úgy van kialakítva, hogy ezek az adatok kizárólag az adott szervezet arra jogosult munkatársai számára legyenek elérhetők, és minden dokumentum-hozzáférés naplózásra kerül.

4.5 Rendezvényekkel kapcsolatos adatok

A szervezetek rendezvényeket (kutyasétáltatás, tanfolyam, nyílt nap) hirdethetnek meg. Ezekhez kapcsolódóan kezeljük:

• regisztrált felhasználó jelentkezése esetén: felhasználói azonosító, a választott állat, a kísérők száma, megjegyzés, jelentkezés állapota, érkezés (check-in) időpontja;
• helyszínen jelentkező (nem regisztrált) vendég esetén: név, e-mail cím, telefonszám, a kísérők száma és megjegyzés — ezeket a szervezet munkatársa rögzíti;
• a rendezvényhez beosztott munkatársak és kiképzők neve és szerepe.

4.6 Ideiglenes befogadás és állatmegőrzés

A Gazdi alkalmazásban egy gazdi átmenetileg megoszthatja az állata adatlapját mással (pl. nyaralás idejére). Ilyenkor kezeljük:

• a megjelölt befogadó e-mail címét — ezt a gazdi adja meg, tehát harmadik személytől származik;
• a megőrzés kezdetét és végét, a gazdi megjegyzését;
• egy egyszer használatos belépési kódot, amellyel a befogadó regisztráció nélkül is hozzáférhet az adott állat adataihoz.

A megadott e-mail címre meghívó levelet küldünk, amely tartalmazza az állat nevét, a megőrzés végét, a gazdi megjegyzését és a kódot. Ha Ön ilyen levelet kapott, és nem kívánja használni a szolgáltatást, egyszerűen hagyja figyelmen kívül: a meghívó lejár, a rekord pedig automatikusan törlődik.

4.7 Tulajdonosváltás és igénylő kódok

Amikor egy szervezet átadja az állat adatlapját az örökbefogadónak, egyszer használatos, lejáró kódot hoz létre, amelyhez e-mail cím, a kód létrehozója, létrehozás és lejárat időpontja, valamint a beváltás ténye és időpontja tartozik.

4.8 Szervezeti tagság és munkatársi adatok

• melyik szervezethez tartozik a felhasználó és milyen szerepkörben (pl. adminisztrátor, menhelyi munkatárs, kiképző, állatorvos);
• meghívások és azok állapota;
• kedvencnek jelölt szervezet, követett szervezetek.

4.9 Értesítések és eszközazonosítók

• push token (a Google Firebase Cloud Messaging által kiadott eszközazonosító), platform (iOS/Android), és hogy melyik alkalmazásból származik;
• az értesítés címe, szövege, típusa, célpontja és az érintett állat/rendezvény azonosítója;
• kézbesítési állapot, elolvasás időpontja;
• e-mailes emlékeztetők kiküldésének ténye és időpontja.

4.10 Napló- és technikai adatok

• dokumentum-hozzáférési napló: melyik felhasználó, melyik szervezet nevében, melyik állat dokumentumához, mikor és milyen műveletet végzett;
• szerveroldali hibanaplók, kérés-naplók (tartalmazhatják az IP-címet, az eszköz és a böngésző típusát, a kérés időpontját);
• hitelesítési események (bejelentkezés, jelszóváltás, e-mail cím módosítása);
• e-mail kiküldési naplók — ezekben az e-mail címet maszkolva tároljuk (pl. a***@gmail.com).

4.11 Hibajelentési és diagnosztikai adatok

Az alkalmazások és a webes felületek hibáinak felderítéséhez a Sentry hibafigyelő szolgáltatást használjuk. Ha működés közben hiba történik, automatikusan hibajelentés keletkezik, amely az alábbiakat tartalmazhatja:

• a hiba technikai leírása: hibaüzenet, hívási lánc (stack trace), a kód érintett részlete;
• az eszköz típusa, az operációs rendszer és az alkalmazás verziószáma, nyelvi és megjelenítési beállítások, webes felület esetén a böngésző típusa;
• a hiba előtti néhány művelet nyomkövetési előzménye és a meghívott webcímek;
• a bejelentkezett felhasználó azonosítója és az IP-cím;
• a hiba időpontja.

A hibajelentések célja kizárólag a hibák felderítése és javítása. Nem használjuk őket elemzésre, felhasználói viselkedés követésére vagy marketingre. A jelszó jellegű mezőket a szolgáltatás automatikusan kiszűri, és a hibajelentés nem tartalmaz feltöltött dokumentumot (orvosi dokumentumot vagy örökbefogadási szerződést).

4.12 Amit nem kezelünk

Nem gyűjtünk GPS- vagy egyéb helymeghatározási adatot, nem használunk hirdetési azonosítót és nem követjük a felhasználókat más alkalmazásokban vagy weboldalakon. Személyes adatot nem adunk el, és nem adunk át harmadik félnek marketingcélra.

5. Az adatkezelés céljai és jogalapjai

Minden adatkezelésnek meghatározott célja és a GDPR 6. cikke szerinti jogalapja van.

6. Nyilvánosan látható tartalom

Bizonyos tartalmak szándékosan nyilvánosak, mert ez a szolgáltatás célja. Kérjük, ezt vegye figyelembe, mielőtt adatot rögzít.

6.1 Nyilvános állatprofilok

Ha egy szervezet megosztja egy állat adatlapját, az adatlap egyedi hivatkozással, bejelentkezés nélkül megtekinthető. A nyilvános adatlap tartalmazza az állat nevét, születési idejét, fajtáját, színét, ivarát, a szabad szöveges leírást, a bekerülés dátumát, az elvégzett orvosi események listáját, a fényképeket, valamint a szervezet nevét, címét, e-mail címét, telefonszámát és weboldalát.

A nyilvános adatlapon nem jelenik meg gazdi vagy örökbefogadó neve, elérhetősége, sem a mikrochip száma.

6.2 Nyilvános tárhely

Az állatfényképek és a profilképek olyan tárhelyen vannak, amely a fájl közvetlen hivatkozásának ismeretében bejelentkezés nélkül is elérhető. Az orvosi dokumentumok és az örökbefogadási szerződések ezzel szemben zárt tárhelyen vannak, és csak jogosultság-ellenőrzés után, időkorlátos hivatkozással érhetők el.

7. Címzettek és adatfeldolgozók

Az alábbi szolgáltatókat vesszük igénybe. Mindegyikkel adatfeldolgozói szerződés van érvényben, és mindegyik csak a feltüntetett célra és adatkörre férhet hozzá.

8. Adattovábbítás az Európai Gazdasági Térségen kívülre

Az adatbázis, a feltöltött fájlok és a kiszolgálófüggvények az Európai Unióban (Frankfurt, Németország) működnek. A weboldalt és a levéltovábbító kiszolgálót üzemeltető tárhelyszolgáltató kiszolgálói Magyarországon (Budapest) találhatók.

Harmadik országba (Amerikai Egyesült Államok) az alábbi, korlátozott adatkörben történik továbbítás:

• a push értesítések kézbesítéséhez a Google és az Apple felé (eszköz token, értesítés szövege);
• a hibajelentések feldolgozásához a Sentry (Functional Software, Inc.) felé (a 4.11 pont szerinti adatok);
• az üzemeltetési támogatás körében a Supabase Inc. felé.

A továbbítás jogalapja az Európai Bizottság általános szerződési feltételei (SCC, 2021/914/EU végrehajtási határozat), illetve — ahol az adott szolgáltató tanúsított — az EU–USA Adatvédelmi Keret (Data Privacy Framework) szerinti megfelelőségi határozat. A vonatkozó szerződések másolata kérésre megtekinthető.

9. Megőrzési idők

10. Adatbiztonság

A GDPR 32. cikkének megfelelően a kockázattal arányos műszaki és szervezési intézkedéseket alkalmazunk:

• minden hálózati kommunikáció titkosított (TLS), az adatbázis és a tárhely nyugalmi állapotban titkosított;
• sorszintű jogosultsági szabályok (RLS) az adatbázisban: a lekérdezés szintjén dől el, hogy egy felhasználó melyik szervezet és melyik állat adatait látja;
• szerepkör alapú hozzáférés a szervezeteken belül (adminisztrátor, munkatárs, kiképző, állatorvos);
• az orvosi dokumentumok és az örökbefogadási szerződések zárt tárhelyen, kizárólag időkorlátos, ellenőrzött hivatkozással érhetők el;
• a dokumentumokhoz való minden hozzáférés naplózásra kerül;
• jelszavak kizárólag egyirányú titkosított formában, iparági szabvány szerint tárolva;
• egyszer használatos kódok 1 órás érvényességgel;
• rendszeres biztonsági mentés, az üzemeltetői hozzáférés a szükséges minimumra korlátozva;
• naplóinkban az e-mail címeket maszkoljuk.

Adatvédelmi incidens esetén azt indokolatlan késedelem nélkül, a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül bejelentjük a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak, és — ha az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár — az érintetteket is tájékoztatjuk. Ha adatfeldolgozóként járunk el, az incidensről haladéktalanul értesítjük az érintett szervezetet.

11. Az Ön jogai

A GDPR III. fejezete alapján Önt az alábbi jogok illetik meg:

• Hozzáférés (15. cikk) — tájékoztatást kérhet arról, hogy kezeljük-e az adatait, és másolatot kérhet azokról.
• Helyesbítés (16. cikk) — pontatlan adatai kijavítását kérheti. A profiladatok többsége az alkalmazásban közvetlenül szerkeszthető.
• Törlés (17. cikk) — kérheti adatai törlését. A fiók az alkalmazásból is törölhető. A törlés nem érinti azokat az adatokat, amelyek megőrzésére jogszabály kötelez, vagy amelyek jogi igény érvényesítéséhez szükségesek.
• Az adatkezelés korlátozása (18. cikk).
• Adathordozhatóság (20. cikk) — a szerződés vagy hozzájárulás alapján kezelt adatait géppel olvasható formátumban (JSON) kikérheti.
• Tiltakozás (21. cikk) — tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.
• A hozzájárulás visszavonása (7. cikk (3)) — a visszavonás a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

Hogyan élhet a jogaival? Írjon az adatvedelem@chipet.app címre, vagy használja az alkalmazás Beállítások → Adatvédelem menüpontját. Kérelmét legfeljebb egy hónapon belül teljesítjük; összetett kérelem esetén ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható, amiről tájékoztatjuk. A kérelem teljesítése ingyenes; nyilvánvalóan megalapozatlan vagy ismétlődő kérelem esetén ésszerű díjat számíthatunk fel, vagy megtagadhatjuk a teljesítést.

A kérelem teljesítése előtt szükség lehet az Ön azonosítására — ehhez elegendő a fiókjához tartozó e-mail címről írnia.

12. Jogorvoslat

Ha úgy érzi, hogy adatai kezelése sérti a jogszabályokat, kérjük, először forduljon hozzánk — a legtöbb kérdés így rendezhető a leggyorsabban.

Panasszal az alábbi hatósághoz fordulhat:

Jogainak megsértése esetén bírósághoz is fordulhat. A pert a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindíthatja. Az eljárás illetékmentes.

Ha Ön nem Magyarországon él, a szokásos tartózkodási helye vagy munkahelye szerinti tagállam felügyeleti hatóságánál is élhet panasszal.

13. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás

Nem hozunk olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntést, amely Önre nézve joghatással járna vagy Önt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené (GDPR 22. cikk).

Két automatizált segédfolyamat működik, mindkettő emberi ellenőrzéssel:

• Szerződés-beolvasás: a feltöltött örökbefogadási szerződésből a rendszer javaslatot tesz az adatmezők értékére (név, születési dátum, lakcím, telefonszám, okmányazonosító). Ezek javaslatok: a szervezet munkatársa ellenőrzi és hagyja jóvá őket, mielőtt bekerülnének a nyilvántartásba.
• Mikrochip-egyeztetés: a rendszer összeveti a szerződésen szereplő chipszámot az állat nyilvántartott chipszámával, és eltérés esetén jelzést ad a munkatársnak.

Marketing- vagy pontozási célú profilalkotást nem végzünk.

14. Gyermekek

Szolgáltatásaink 16. életévüket betöltött személyeknek szólnak. 16 év alatti személytől tudatosan nem gyűjtünk személyes adatot. Ha tudomásunkra jut, hogy ilyen adat került a rendszerbe a szülői felügyeletet gyakorló hozzájárulása nélkül, azt haladéktalanul töröljük.

Rendezvényre jelentkezés esetén kiskorú résztvevőt a szülő vagy törvényes képviselő jelenthet be, a kísérők számának megadásával; a kiskorúról külön adatot nem rögzítünk.

15. Sütik és helyi tárolás

A webes felületek (gazdi.chipet.app, menhely.chipet.app) kizárólag működéshez szükséges sütiket és helyi tárolást használnak:

• bejelentkezési munkamenet és megújítási token — a bejelentkezett állapot fenntartásához;
• nyelvi és megjelenítési beállítás;
• átmeneti űrlapadatok.

Ezekhez az elektronikus hírközlési szabályok szerint nem szükséges hozzájárulás. Analitikai, hirdetési vagy közösségimédia-sütit nem használunk. A 4.11 pont szerinti hibafigyelő szolgáltatás sem helyez el sütit, és nem elemzi a felhasználók viselkedését.

A mobilalkalmazások az eszközön helyileg tárolják a bejelentkezési tokent és az alkalmazás beállításait; ezek az alkalmazás eltávolításával törlődnek.

16. A tájékoztató módosítása

A tájékoztatót időről időre módosíthatjuk — például új funkció bevezetésekor vagy jogszabályváltozás miatt. A mindenkor hatályos változat a https://chipet.app/adatvedelem címen érhető el.

Lényeges változásról a módosítás hatálybalépése előtt legalább 15 nappal e-mailben vagy az alkalmazásban értesítjük. A tájékoztató elején mindig feltüntetjük a verziószámot és a hatálybalépés dátumát.